Cada vez más profesionales independientes combinan su talento técnico y experiencia con esquemas de trabajo flexibles, fuera de estructuras organizacionales tradicionales. Sin embargo, a medida que la actividad crece, surgen preguntas clave relacionadas con la sostenibilidad, la proyección y la formalización del trabajo profesional autónomo.
Los profesionales que eligen el camino de la independencia debe experimentar su propio proceso de formalización, y difícilmente es un cambio inmediato. Está lleno de desafíos, aprendizajes y avances progresivos. Sobre todo ello conversamos con Eyra Rodríguez, ingeniero químico y magíster en finanzas, con amplia experiencia en áreas comerciales, financieras y de planificación estratégica. Ha transitado por la industria farmacéutica (Pharmetique Labs y Pfizer), de telecomunicaciones (Telefónica) y consumo masivo (Coca-Cola FEMSA).
Desde tu experiencia profesional, ¿cómo definirías el proceso de formalización y por qué suele generar tantas dudas entre los emprendedores?
Lo definiría como el establecimiento de procesos claros y concisos en todas las áreas de la compañía, que permitan flexibilidad ante los cambios del entorno y que acompañen al crecimiento de la empresa. No es fácil, porque los profesionales y emprendedores tienden a pensar que pueden seguir creciendo con las mismas herramientas y personas que manejaban al inicio. La realidad es que no. Una vez un emprendimiento comienza a crecer necesita más orden y procesos mejor definidos, así como personas expertas en ciertas áreas específicas para lograr mejores resultados; de lo contrario llegará un punto en que el crecimiento se verá acompañado por una mala gestión, inconvenientes financieros, legales y un mal servicio al cliente. Por ejemplo, es importante siempre contar con el apoyo de un profesional especialista en impuestos y que sepa cómo estos afectan las finanzas y operatividad de la empresa, y de allí establecer procedimientos para cada una de las tareas que toda esta área abarca.
¿Cuáles son las señales más claras de que una actividad profesional necesita mayor orden o formalización, incluso cuando “parece” estar funcionando bien?
Una de ellas es la falta de legalidad en sus contratos, convenios, incluso hasta en el registro de sus marcas. Sin embargo, quisiera enfocarme en dos, las cuales son el decrecimiento en la calidad del servicio al cliente y el deterioro de resultados financieros, que en la mayoría de los casos termina siendo una consecuencia directa de la primera. Por ejemplo, en un emprendimiento de salud que ofrece servicios por planes de suscripción, todos los empleados deben conocer los tipos de servicios a ofrecer, los diferentes protocolos de atención, estando cada una de estas pautas por escrito de manera procedimental, para así tener todo formalizado. De lo contrario, esto puede traer consigo malas calificaciones en el servicio al cliente y clientes queriendo un reembolso de su dinero por estar descontentos con el servicio. La desorganización y manejo experimental que funciona con 20 clientes, se vuelve inmanejable cuando las magnitudes sobrepasan un número importante de usuarios.
Desde lo que has visto en tu trayectoria, ¿qué miedos o creencias suelen frenar más este paso hacia la formalización?
Todo emprendedor quiere crecer con los mismos recursos que lo llevaron a lanzarse al mercado. Hay mucho miedo a incorporar personas profesionales, que no necesariamente sean de su círculo de confianza, pero que sí pueden traer a la mesa mayores conocimientos en sus áreas de experticia. También existe el temor de no contar con capital suficiente para formalizarse, no entendiendo que éste es un proceso paulatino y que dependiendo del área toma diferentes tiempos y prioridades, sólo que al final todas son necesarias. Por ejemplo, registrar una marca lleva menos tiempo que contratar y capacitar un Departamento de Atención al Cliente.
¿Qué errores recurrentes observas en profesionales que postergan la formalización por demasiado tiempo?
Permiten que la calidad de servicio decaiga, incurren en riesgos legales y fiscales, pierden licitaciones a causa de la informalidad, confunden las finanzas personales con las finanzas del emprendimiento, descuidan el registro de marca, carecen o no actualizan un plan de negocios bien estructurado y con visión a futuro, tienen poco o nulo control financiero y no logran acceder a créditos bancarios o inversiones externas.
¿Qué cambios positivos suelen producirse cuando un profesional decide ordenar y formalizar su actividad?
El emprendimiento o PyMe formado se convierte en un referente de seriedad y profesionalismo en su mercado, teniendo mejores y mayores alianzas estratégicas con otros emprendimientos de su misma categoría o garantizando una venta cruzada (“cross selling”) con otras empresas. También se presenta con mayor transparencia antes las instituciones financieras para el otorgamiento de créditos o ante potenciales inversionistas que quieran hacer crecer aún más el negocio. Adicionalmente, en caso de una inspección de cualquier ente gubernamental, sus procesos, documentación, permisología y contratos se encuentran blindados.
Si tuvieras que dar una recomendación clave para abordar este proceso de manera inteligente, ¿cuál sería?
Considero que la recomendación clave sería un compendio de pasos importantes. Empezar por lo más simple, que es el registro de la marca y para esto se necesita asesoramiento en el ámbito legal; en segundo lugar revisar que toda la permisología y documentación legal y registral esté al día y, de lo contrario, tramitarla; tercero verificar con expertos riesgos fiscales que puede haber y corregir a la brevedad; cuarto sería revisar cualquier contrato establecido con empleados, proveedores y clientes para saber si hace falta alguno y todo está en regla, y por último, pero no menos importante, comenzar con la recolección de data de compras y ventas (frecuencia, cantidades, zonas de venta, precios, margen de ganancia del sector, entre otros) y con la formalización de diferentes indicadores que se puedan calcular con esta data a fin de alcanzar un seguimiento arduo y poder tomas medidas correctivas y preventivas de forma rápida. También es ideal llevar un proceso paralelo donde se analice la plantilla de empleados y reubicar a algunos en diversas áreas dependiendo de sus fortalezas, así como la contratación de nuevas posiciones para ayudar al crecimiento sostenible de la compañía.
Eyra Rodríguez cerró esta entrevista para B-Plus con un mensaje de ánimo para todos los profesionales que están por lanzarse o ya se han lanzado a la apasionante aventura de crear su propia empresa. Siguiendo los consejos expuestos, sin duda, el proceso puede ser menos arduo y, probablemente, exitoso.
Eyra Rodríguez – Consultora Organizacional, asesora y profesora universitaria.
